Deux voies, selon qui a signé votre document
Directement au Ministère
Documents publics
Les certificats de naissance, de mariage et de décès du Directeur de l'état civil, les décisions de tribunaux, les diplômes d'établissements reconnus et les documents du registre des entreprises du Québec vont directement au ministère de la Justice — sans étape de la Chambre des notaires.
La Chambre d'abord
Documents notariés au Québec
Une copie certifiée conforme notariée, un contrat de mariage, un testament, une procuration ou une déclaration sous serment exige un certificat d'authenticité de la Chambre des notaires avant que le Ministère ne l'apostille.
Pourquoi cette étape de plus? Une apostille n'atteste qu'une signature que l'autorité peut reconnaître. Le Ministère ne conserve pas la signature de chaque notaire — il reconnaît celle du Secrétaire de l'Ordre de la Chambre des notaires. Le certificat d'authenticité de la Chambre est le pont qui confirme que votre notaire est membre et que la signature est bien la sienne.
La voie d'un document notarié, étape par étape
- 1. Le notaire québécois prépare le document — par exemple une copie certifiée conforme, avec les mentions et paraphes exigés par la Loi sur les apostilles. Des mentions manquantes sont une cause fréquente de refus par la Chambre.
- 2. La Chambre des notaires délivre un certificat d'authenticité — le Secrétaire de l'Ordre atteste que le signataire est membre et que la signature correspond à celle au dossier.
- 3. Demande au ministère de la Justice — le document et le certificat de la Chambre sont envoyés avec le formulaire de demande d'apostille.
- 4. Le Ministère appose l'apostille — après avoir vérifié la signature du Secrétaire de l'Ordre. Le Québec délivre les apostilles en français seulement.
Deux pièges à éviter. Un commissaire à l'assermentation ne peut pas faire de copie ni recevoir la déclaration sous serment d'un document destiné à être apostillé — ce doit être un notaire (ou un avocat). Et si un avocat signe la déclaration officielle au lieu d'un notaire, l'authentification de signature provient du Barreau du Québec, et non de la Chambre des notaires.
Nous gérons toute la chaîne. Nous coordonnons le notaire québécois, obtenons le certificat d'authenticité de la Chambre des notaires et déposons la demande d'apostille au ministère de la Justice — à distance, avec le routage confirmé avant tout engagement. Consultez l'aperçu de l'autorité du Québec pour les frais et délais, ou lancez la pré-vérification gratuite.
Questions fréquentes
Tous les documents québécois exigent-ils l'étape de la Chambre des notaires?
Non. Les documents publics — certificats de naissance, de mariage et de décès, décisions de tribunaux, diplômes d'établissements reconnus — vont directement au ministère de la Justice. Seuls les documents notariés au Québec exigent d'abord un certificat d'authenticité de la Chambre des notaires.
À quoi sert le certificat de la Chambre des notaires?
Il confirme que le signataire est un notaire québécois et que la signature correspond à celle au dossier du Secrétaire de l'Ordre, afin que le ministère de la Justice puisse la reconnaître avant d'apposer l'apostille.
Un commissaire à l'assermentation peut-il préparer mon document?
Pas pour un document destiné à être apostillé. La copie certifiée ou la déclaration sous serment doit être faite par un notaire québécois (ou un avocat) — un commissaire à l'assermentation ne le peut pas.
Combien de temps et de frais cela ajoute-t-il?
L'étape de la Chambre des notaires ajoute ses propres frais et délais en plus de l'apostille du ministère de la Justice. Nous confirmons les frais et délais en vigueur pour votre document précis à la pré-vérification.
Un document notarié au Québec?
Indiquez ce que vous avez et la destination — nous coordonnons le notaire, le certificat de la Chambre des notaires et l'apostille, et envoyons un devis fixe tout compris en un jour ouvrable.
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