Ce qu'il faut pour le Japon
Pourquoi on envoie des documents canadiens au Japon
Chaque situation a ses propres exigences. Voici celles que nous voyons le plus souvent, avec le détail qui évite un refus.
Déclarer au koseki la naissance d'un enfant né au Canada
Quand un enfant naît au Canada d'un parent japonais, la naissance doit être déclarée (shussei todoke) dans les 3 mois, jour de naissance compris, à l'ambassade ou à un consulat général du Japon au Canada, ou à la mairie au Japon. Le ministère des Affaires étrangères du Japon précise que si l'intention de conserver la nationalité japonaise (kokuseki ryūho) n'est pas inscrite dans ce délai, l'enfant perd la nationalité japonaise, rétroactivement à sa naissance. Le dossier comprend le certificat de naissance canadien et sa traduction.
Se marier au Japon, ou y déclarer un mariage célébré au Canada
Au Japon, le mariage se conclut par une déclaration (kon'in todoke) à la mairie. Pour un Canadien, la mairie exige une preuve qu'il est libre de se marier : selon le gouvernement du Canada, c'est une déclaration sous serment faite en personne à l'ambassade ou à un consulat du Canada au Japon, accompagnée d'une traduction japonaise. Si vous vous êtes mariés au Canada et que votre conjoint est japonais, le mariage doit être déclaré au koseki dans les 3 mois, avec l'original du certificat de mariage et sa traduction.
Créer une société ou siéger comme administrateur au Japon
Pour immatriculer une société au bureau des affaires juridiques (Hōmukyoku), un fondateur ou un administrateur étranger sans sceau enregistré au Japon fournit un certificat de signature à la place du certificat de sceau. Le ministère de la Justice du Japon accepte un certificat établi par les autorités du pays d'origine ou par un notaire de ce pays. Si l'actionnaire est une société canadienne, ses documents d'existence (certificat de constitution, résolution du conseil) sont souvent demandés aussi.
Hériter d'un bien ou acheter un immeuble au Japon
Les successions (sōzoku) et transferts immobiliers japonais reposent sur un sceau enregistré et un certificat de résidence, que les héritiers vivant au Canada n'ont pas. Pour l'inscription au registre foncier, le ministère de la Justice du Japon accepte une déclaration sous serment attestant l'adresse, certifiée par un notaire du pays d'origine ou de résidence. On y joint généralement un certificat de signature et, selon le dossier, une procuration au profit du mandataire japonais.
Quelle autorité canadienne apostille votre document
L'autorité dépend de l'endroit où le document a été délivré ou notarié au Canada, jamais de votre adresse actuelle ni du pays de destination. Nous la confirmons à la pré-vérification, avant que vous envoyiez quoi que ce soit.
| Document | Autorité canadienne | Notaire d'abord? |
|---|---|---|
| Acte de naissance, de mariage ou de décès | La province qui l'a délivré (Québec, Ontario, C.-B., Alberta, Saskatchewan) ou Affaires mondiales Canada pour les autres | Non |
| Vérification de casier judiciaire de la GRC | Affaires mondiales Canada | Non |
| Diplôme, relevé de notes | La province de l'établissement | Souvent, selon la province |
| Procuration, déclaration sous serment, affidavit | La province du notaire ou de l'avocat | Oui, c'est l'acte notarié qui est apostillé |
| Documents d'entreprise | La province du registre, ou Affaires mondiales Canada pour Corporations Canada | Parfois, selon le document |
Faut-il traduire votre document pour le Japon?
Au Japon, un document en langue étrangère est presque toujours accompagné d'une traduction japonaise. L'immigration japonaise l'exige pour toute pièce rédigée dans une autre langue, et les déclarations au koseki demandent l'original et sa traduction. Il n'existe généralement pas de traducteur assermenté obligatoire comme en Europe : les modèles de traduction publiés par les consulats japonais prévoient simplement le nom du traducteur. Selon l'autorité, une traduction professionnelle faite au Canada ou au Japon est acceptée.
Notre conseil honnête : demandez à l'autorité qui reçoit le dossier (mairie, consulat, bureau des affaires juridiques) si elle publie un modèle de traduction et si la page de l'apostille doit aussi être traduite. Quand une traduction professionnelle est utile, nous coordonnons la traduction certifiée.
Trois erreurs qui retardent un dossier pour le Japon
À éviter
Laisser passer le délai de 3 mois
Pour une naissance ou un mariage survenu au Canada, le koseki fixe un délai de 3 mois. Pour une naissance, le dépasser sans réserve de nationalité fait perdre la nationalité japonaise à l'enfant. Ne retardez jamais une déclaration pour obtenir une apostille qui n'est souvent pas demandée.
À éviter
Un nom qui change d'une pièce à l'autre
Les registres japonais transcrivent les noms étrangers en katakana. Si le certificat canadien, le passeport et la traduction écrivent le nom différemment (deuxième prénom, nom de famille à la naissance, accents), l'autorité peut demander des explications ou refuser. Vérifiez l'orthographe sur chaque pièce avant la traduction.
À éviter
Faire certifier sa signature au mauvais endroit
Le gouvernement du Canada indique que son ambassade et ses consulats au Japon ne notarient plus les déclarations de signature autrefois utilisées à la place du certificat de signature. Au Canada, signez devant un notaire canadien; au Japon, adressez-vous à un notaire japonais. Une signature non certifiée est généralement refusée.
Guides utiles : Acte de naissance · Acte de mariage · Documents d'entreprise · Notarisation par vidéo
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