Réponse courte : l'apostille s'appose d'abord sur le document original, et la traduction vient ensuite. Faire l'inverse est l'erreur la plus coûteuse que nous voyons dans les dossiers venant de l'étranger, parce qu'elle oblige presque toujours à payer deux fois et à tout recommencer.
La raison devient évidente dès qu'on comprend ce qu'une apostille certifie réellement.
Ce qu'une apostille certifie, et ce qu'elle ne certifie pas
Une apostille atteste que la signature et le sceau apposés sur un document sont authentiques. Elle ne dit rien du contenu du document, ni de sa véracité. L'autorité compétente compare une signature à un spécimen qu'elle détient, puis joint son certificat.
C'est pour cela qu'elle doit voir l'original. Une traduction est un nouveau document, signé par un traducteur, et non par le Directeur de l'état civil qui a émis votre certificat de naissance. Apostiller la traduction revient à certifier la signature du traducteur, ce qui n'est pas ce que l'autorité étrangère a demandé.
L'ordre est donc :
- Obtenir l'original ou une copie dûment certifiée
- L'apostiller au Canada, auprès de la bonne autorité
- Traduire le document apostillé, certificat d'apostille compris
Ce troisième point est celui qu'on oublie. Le certificat d'apostille doit lui aussi être traduit. Il fait désormais partie du document. Une traduction qui s'arrête à la dernière ligne de votre certificat de naissance vous revient par la poste.
Où la traduction doit être faite
C'est ici que la plupart des conseils dérapent. Le réflexe est de tout faire faire au Canada avant l'envoi. En pratique, c'est souvent le pire choix.
La majorité des pays exigent un traducteur assermenté reconnu chez eux. En France, un traducteur assermenté inscrit sur la liste d'une cour d'appel. En Espagne, un traductor jurado accrédité par le ministère des Affaires étrangères. En Italie, une traduction jurée devant un tribunal. Une traduction canadienne, aussi bonne soit-elle, n'a aucune valeur devant ces autorités.
D'où la règle pratique : demandez à l'établissement destinataire qui a le droit de traduire, avant de payer qui que ce soit. Cette seule question, posée tôt, fait économiser plus que tout le reste du processus. Obtenez la réponse par écrit si possible.
Il existe des exceptions. Certaines destinations acceptent une traduction faite au Canada, à condition qu'elle soit certifiée et parfois notariée. Si c'est votre cas, notre service de traduction certifiée fait appel à des traducteurs agréés OTTIAQ et ATA, et nous vous dirons franchement quand traduire ici est une mauvaise idée.
Le piège : une traduction canadienne qui exige sa propre apostille
Si votre destination accepte une traduction canadienne, surveillez bien la chaîne. Une traduction certifiée s'accompagne généralement d'une déclaration du traducteur. Si cette déclaration est notariée, la signature notariée peut à son tour exiger une apostille.
Vous vous retrouvez alors avec deux apostilles : une sur le document original, une sur la traduction notariée. C'est parfaitement légitime, et parfois exactement ce qui est demandé. Ce n'est simplement pas automatique, et le payer sans que la destination l'ait exigé, c'est de l'argent perdu.
C'est là que le réflexe « tout faire traduire au Canada » devient coûteux. On peut se retrouver avec un dossier entièrement traduit et apostillé que l'autorité réceptrice refuse, parce qu'elle voulait un traducteur assermenté local.
Destinations hors Convention : même logique, une étape de plus
Si votre destination n'est pas membre de la Convention, la chaîne devient : authentification par Affaires mondiales Canada, puis légalisation par l'ambassade ou le consulat de ce pays au Canada. La question de la traduction se place au même endroit : après les étapes canadiennes, jamais avant.
Une différence mérite d'être connue. Certaines ambassades au Canada exigent la traduction dans le cadre de leur propre légalisation, et plusieurs tiennent une liste de traducteurs qu'elles acceptent. Cette liste est la leur, pas la vôtre ni la nôtre. Renseignez-vous directement auprès d'elles avant de commander quoi que ce soit : une traduction hors liste est refusée au comptoir.
Dossiers répartis sur plusieurs pays
Si vous montez un dossier d'immigration ou d'admission universitaire, attendez-vous à des documents provenant de plus d'un pays. Chacun est apostillé dans le pays qui l'a émis, et chacun peut avoir sa propre règle de traduction.
Un dossier typique de Québécois partant en Europe contient un certificat de naissance québécois apostillé par le ministère de la Justice, une vérification de casier judiciaire de la GRC apostillée par Affaires mondiales Canada, et parfois un diplôme étranger apostillé à l'étranger. Trois autorités, trois délais, et souvent un seul traducteur à destination qui traite le tout d'un coup. Cette dernière option revient généralement moins cher que de faire traduire chaque pièce séparément à mesure qu'elle arrive.
Courte liste de vérification
Avant de commander une traduction :
- Demandez par écrit à l'établissement destinataire qui a le droit de traduire
- Confirmez si le certificat d'apostille doit lui aussi être traduit
- Vérifiez s'ils exigent que la traduction soit reliée à l'original, et comment
- Confirmez la variante linguistique visée, par exemple portugais du Brésil ou du Portugal
- Demandez s'ils acceptent les copies numériques ou exigent les originaux papier
Cinq questions, un courriel, et la réponse arrive généralement en une journée.
Par où commencer
Si vous êtes à l'étranger et n'avez pas encore commencé, l'ordre compte plus que la vitesse. Identifiez d'abord la bonne autorité, réglez ensuite la question de la traduction. Notre pré-vérification gratuite couvre le premier point, et la page apostille depuis l'étranger explique comment votre document nous parvient sans que vous ayez à l'expédier à l'international.
Si vous ne savez pas encore de laquelle des six autorités canadiennes vous relevez, commencez par qui peut apostiller un document au Canada.
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