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Notarisation : l’étape qui décide si votre document peut être apostillé, tout simplement

Une apostille certifie une signature que l’autorité détient déjà en dossier. Les documents publics en portent une. Les documents privés, une procuration, une déclaration, une lettre de votre médecin, n’en portent aucune que l’autorité puisse vérifier : un notaire doit donc les certifier d’abord, et l’apostille se pose sur cette certification. La bonne signature, et le dossier avance. La mauvaise, et il revient des semaines plus tard, non traité.

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Votre document en a-t-il besoin

La ligne de partage : qui l’a signé

C’est la question qui décide de votre coût et de votre échéancier, et elle n’a rien à voir avec l’importance que revêt le document à vos yeux.

Aucun notaire requis

  • Certificats et copies d’acte de naissance, de mariage et de décès d’un registre provincial, dans le format que ce registre délivre actuellement
  • Diplômes et relevés d’universités et de collèges publics (Ontario : délivrés depuis janvier 2019; ailleurs, lorsque le signataire est au dossier de l’autorité)
  • Documents délivrés par un tribunal canadien
  • Documents d’entreprise délivrés par un registre provincial ou fédéral
  • Vérifications de casier judiciaire certifiées de la GRC
  • Documents fédéraux : certificats de citoyenneté, certificats de Santé Canada, documents d’IRCC

Notaire requis d’abord

  • Procurations et mandats
  • Affidavits, déclarations solennelles, déclarations sous serment, déclarations de célibat
  • Lettres de consentement au voyage d’un enfant
  • Certificats médicaux et toute lettre signée par un médecin
  • Copies certifiées conformes de passeports, de pièces d’identité et de diplômes étrangers
  • Contrats privés, résolutions d’entreprise, conventions entre actionnaires
  • Traductions, lorsque la destination exige que la déclaration du traducteur soit notariée
La règle sous-jacente. Une apostille ne certifie jamais que le contenu d’un document est véridique. Elle certifie qu’une signature et un sceau sont authentiques, en les comparant à un spécimen que détient l’autorité. Le notaire existe dans cette chaîne pour apposer une signature vérifiable sur un document qui n’en avait pas.
Qui peut signer

Toutes les signatures officielles ne fonctionnent pas, et le Québec est un cas à part

Québec : un notaire, et rien de moins

Au Québec, le notaire est un professionnel du droit, membre de la Chambre des notaires du Québec. Un document reçu ou certifié par lui peut être apostillé, mais seulement après que la Chambre a délivré un certificat d’authenticité vérifiant sa signature : environ 20 jours ouvrables au service régulier, environ 72 heures au service urgent. Un document signé devant un avocat du Québec passe plutôt par le Barreau du Québec, en environ 5 jours ouvrables.

Un commissaire à l’assermentation ne suffit pas au Québec. Le ministère de la Justice ne détient aucun spécimen de signature des commissaires : il ne peut donc pas les vérifier et refuse le document. C’est l’un des refus les plus fréquents que nous voyons, et il survient généralement parce que quelqu’un a fait signer gratuitement dans une banque, un bureau municipal ou un CLSC en croyant que c’était équivalent. Ça ne l’est pas.

Le reste du Canada : un notaire public

En Ontario, en Alberta, en Saskatchewan et dans les autres provinces de common law, un notaire public certifie le document, et l’autorité provinciale (ou Affaires mondiales Canada) vérifie cette signature directement. Il n’y a aucun organisme intermédiaire, c’est pourquoi un dossier notarié hors Québec suit une chaîne plus courte.

La Colombie-Britannique mérite une note : les notaries public y forment une profession réglementée distincte, avec leur propre ordre, aux côtés des avocats, et les deux peuvent notarier aux fins d’apostille. Quel que soit le signataire, le B.C. Authentication Program doit détenir son spécimen, ce que nous vérifions avant le dépôt.

C’est la province du notaire qui détermine l’autorité, pas votre adresse. Un document que vous signez devant un notaire de l’Ontario est un document ontarien et va à Toronto, même si vous habitez Calgary et qu’il part pour Manille.
Le faire à distance

Vous n’avez pas à être au pays, ni dans la pièce

Notarisation à distance au Québec

Les notaires québécois peuvent recevoir des actes à distance par visioconférence, sous forme d’actes technologiques, avec signature électronique et inscription au registre des minutes. Nous travaillons avec des notaires partenaires qui acceptent ainsi des clients à l’étranger. Pour quelqu’un à Dubaï, à Paris ou à São Paulo avec un dossier québécois, cela supprime le billet d’avion.

Un original papier reste généralement nécessaire

Voici la friction dont personne ne parle : l’autorité appose l’apostille sur un document physique portant une signature vérifiable, alors un acte à distance produit généralement quand même un original papier qui doit se rendre à l’autorité. Nous gérons ce trajet. Là où une province soutient une apostille électronique, la page eApostille explique ce qui est vraiment possible aujourd’hui.

Ou gardez votre notaire

Si vous en avez déjà un, gardez-le. Nous travaillons avec votre notaire, récupérons le document après la signature et prenons la suite. Nous n’exigeons pas que vous utilisiez le nôtre, et cela ne vous coûte pas plus cher.

Ce que ça coûte

Les honoraires du notaire sont les siens, et nous ne les majorons pas

Nous coordonnons la notarisation; nous ne la revendons pas. Le notaire fixe ses honoraires et vous facture directement, ou nous facture au coût réel et nous vous transmettons le montant exact, facture à l’appui. Aucune commission, aucune marge de référencement, aucuns frais de manutention par-dessus la facture d’un notaire. Notre travail de coordination est déjà compris dans le tarif de service publié sur la page des tarifs.

Les honoraires varient selon le professionnel, la province et la nature de l’acte, c’est pourquoi nous indiquons le chiffre exact lors de la vérification plutôt que de publier ici un montant qui serait faux dans la moitié des cas. Une simple copie certifiée conforme et une procuration notariée reçue à distance ne sont pas le même travail.

Ce que vous paierez aussi, le cas échéant

  • Le certificat d’authenticité de la Chambre des notaires pour tout acte notarié québécois, au tarif de la Chambre, régulier ou urgent
  • La vérification du Barreau du Québec pour un document signé devant un avocat du Québec
  • Les frais d’apostille eux-mêmes : 66,50 $ par document (indexé chaque janvier) au Québec, 16 $ par document notarié, 32 $ par document gouvernemental, judiciaire ou d'un établissement postsecondaire public en Ontario, 20 $ par document en C.-B., 25 $ par document en Alberta, 50 $ par certificat délivré en Saskatchewan, rien au fédéral
  • La traduction certifiée, si la destination l’exige, chiffrée par page et par combinaison de langues
Chacun de ces éléments apparaît sur sa propre ligne, au coût réel, dans votre soumission écrite avant que vous vous engagiez. C’est tout l’intérêt de nos tarifs publiés.
Questions fréquentes
Un notaire peut-il délivrer une apostille?
Non, nulle part au Canada. Un notaire certifie une signature ou une copie; l’apostille est ensuite délivrée par l’autorité compétente désignée, qui vérifie la signature du notaire dans ses propres registres. Tout service qui vous dit qu’un notaire peut apostiller votre document décrit quelque chose qui n’existe pas.
Un commissaire à l’assermentation équivaut-il à un notaire?
Non, et au Québec cette différence décide si votre document peut être apostillé, tout simplement. Le ministère de la Justice ne détient aucun spécimen de signature des commissaires à l’assermentation et refuse donc les documents signés devant eux. Il faut un notaire, dont la Chambre des notaires vérifie la signature. Dans les provinces de common law, les règles diffèrent, mais le principe est le même : l’autorité doit détenir le spécimen du signataire.
Combien coûte la notarisation pour une apostille?
Cela dépend du professionnel, de la province et de l’acte. Nous coordonnons la notarisation sans aucune majoration : le notaire vous facture directement, ou nous facture au coût réel et nous vous transmettons le montant exact, facture à l’appui. Le chiffre pour votre document précis est confirmé dans la soumission écrite avant que vous vous engagiez.
Puis-je faire notarier un document à distance depuis l’étranger?
Au Québec, oui : les notaires peuvent recevoir des actes par visioconférence, sous forme d’actes technologiques, et nous travaillons avec des notaires partenaires qui acceptent des clients outre-mer. Ailleurs, cela dépend de la province et de ce que le pays destinataire acceptera. La vérification confirme si votre document et votre destination le permettent.
Quelle autorité provinciale traite un document notarié?
Celle de la province du notaire, pas celle de votre adresse ni celle de la destination. Un document signé devant un notaire de l’Ontario va à Official Documents Services, à Toronto, même si vous habitez Vancouver. C’est l’erreur d’acheminement que nous corrigeons le plus souvent.
Faut-il utiliser votre notaire?
Non. Si vous avez déjà un notaire, nous travaillons avec lui, récupérons le document après la signature et gérons le reste. Nous en coordonnons un seulement si vous le souhaitez, et cela ne vous coûte rien de plus dans un cas comme dans l’autre.
Une traduction doit-elle être notariée?
Parfois. Certaines destinations acceptent la seule déclaration d’un traducteur agréé; d’autres exigent que cette déclaration soit notariée, et quelques-unes veulent que la traduction soit apostillée comme document distinct. Tout dépend du pays destinataire, c’est pourquoi nous le confirmons destination par destination. Voir traduction certifiée.

Envoyez-nous le document avant de prendre rendez-vous chez un notaire

La moitié des demandes que nous recevons au sujet de la notarisation n’en exigent finalement aucune, et une partie du reste s’apprête à utiliser le mauvais type de signature. Envoyez des scans et le pays de destination : nous vous dirons de quel cas il s’agit, gratuitement, avant que quiconque vous facture quoi que ce soit.

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