L’Alberta est l’une des provinces les plus simples à traiter. Les frais sont bas, les consignes sont publiques, et Official Documents and Appointments, à Edmonton, traite la plupart des dossiers en 7 à 10 jours ouvrables. Pourtant, une bonne part des dossiers albertains qui nous arrivent sont des deuxièmes tentatives : la première enveloppe est revenue sans avoir été ouverte, ou ouverte avec un mot poli et sans apostille. Presque chaque fois, la cause était quelque chose sur le formulaire ou dans l’enveloppe, pas le document lui-même.
Voici le formulaire, champ par champ, et l’enveloppe qui l’entoure.
Où se trouve le formulaire, et à quoi il sert
L’Apostille Request Form est un PDF d’une page publié par Justice Alberta, nom de fichier jus-apostille-request-form.pdf, accessible depuis la page Document authentication for other jurisdictions and countries sur alberta.ca. Téléchargez-le à neuf chaque fois : le bureau le met à jour sans changer le lien. Il n’existe qu’en anglais.
C’est une feuille d’accompagnement. Son rôle est de dire au commis qui vous êtes, comment vous joindre, où vont les documents et ce qu’il y a dans l’enveloppe. Le bureau accepte aussi votre propre lettre avec les mêmes informations, mais le formulaire est traité plus vite parce que le commis sait où regarder.
Les champs, et ce qui va dans chacun
Votre nom. La personne qui soumet, pas nécessairement la personne nommée sur le document. Si vous envoyez le certificat de naissance de votre mère, votre nom va ici, le sien apparaît dans la liste des documents.
Téléphone et courriel. Les deux. Le bureau ne donne pas de suivi, mais il appelle ou écrit quand quelque chose manque, et cet appel fait la différence entre un dossier de deux semaines et un dossier de six. Utilisez un numéro qui répond, avec une boîte vocale qui dit votre nom.
Adresse de retour. Écrite au complet, lisiblement, exactement comme elle doit apparaître sur l’enveloppe de retour : numéro d’unité, rue, ville, province, code postal, pays. Si les documents retournent à quelqu’un d’autre (un avocat, un proche, un service comme le nôtre), c’est cette adresse qui va ici, et la vôtre reste dans les lignes de contact au-dessus.
Pays où le document sera utilisé. Un pays par formulaire. Le certificat d’apostille lui-même ne nomme pas la destination, mais le bureau s’en sert pour confirmer que le pays est membre de la Convention de La Haye et pour repérer les dossiers qui ont en réalité besoin d’une légalisation consulaire. Si les mêmes documents vont dans deux pays, dites-le dans une note; il vous faudra généralement deux originaux apostillés.
Liste des documents. Une ligne par document, décrit comme le document se décrit lui-même : « Birth certificate, Alberta Vital Statistics, registration no. … », « Bachelor of Commerce degree, University of Alberta, 2019 », « Power of attorney notarized by J. Smith, Notary Public, October 2, 2026 ». Le nombre sur cette liste doit correspondre au nombre de documents dans l’enveloppe et au nombre de documents payés.
Payer d’abord, en ligne, et imprimer le reçu
Les frais sont de 25 $ par document, payés avant de poster quoi que ce soit, sur le portail Alberta eServices (service Certificates of Apostille). Un seul paiement couvre tout l’envoi : cinq documents, 125 $. L’argent comptant, les chèques et les numéros de carte écrits sur le formulaire ne sont pas acceptés.
Quand le paiement passe, eServices vous envoie un reçu par courriel. Imprimez-le et mettez-le dans l’enveloppe. Un dossier qui arrive sans le reçu imprimé attend que le bureau puisse lui associer un paiement, et sans suivi, vous ne saurez pas qu’il attend.
Ce qui va dans l’enveloppe, et dans quel ordre
- L’Apostille Request Form, ou votre lettre d’accompagnement.
- Le reçu eServices imprimé.
- Les documents, dans le même ordre que votre liste.
- Votre envoi de retour prépayé (voir plus bas).
Les documents de plus de dix pages doivent être imprimés recto verso. N’agrafez pas le formulaire aux documents, et ne retirez jamais l’agrafe d’un document notarié : le sceau du notaire, sa signature et les pages qu’il certifie doivent rester ensemble.
Postez ou envoyez par messagerie le tout à :
Official Documents and Appointments #111, 9833 109 Street Edmonton, Alberta T5K 2E8
Il n’y a pas de comptoir public. Le bureau a fermé les dépôts en personne, et il n’existe aucun service urgent, sans rendez-vous ou pendant que vous attendez, à aucun prix.
Le retour est là où la plupart des enveloppes déraillent
Official Documents and Appointments retourne les documents comme vous le lui avez indiqué, et il est strict sur la manière.
- Par messagerie : joignez un bordereau électronique prépayé, généré en ligne par le transporteur, avec le bureau comme expéditeur et vous comme destinataire. Les bordereaux manuscrits ne sont pas acceptés : si vous en joignez un, vos documents reviennent par la poste ordinaire de Postes Canada, sans préavis et sans suivi.
- Par Postes Canada : joignez une enveloppe Priorité ou Xpresspost prépayée, avec l’adresse de retour remplie lisiblement et au complet. Notez le numéro de suivi avant de sceller l’enveloppe extérieure; c’est votre seul moyen de savoir quand l’apostille est en route.
- Vers une adresse hors du Canada : un bordereau électronique de messagerie prépayé est obligatoire. Une enveloppe de Postes Canada ne suffit pas.
- Rien de prépayé : les documents reviennent par la poste ordinaire, et il faut quand même joindre une enveloppe adressée à vous.
Les quatre choses qui font revenir un dossier
- Un certificat de Vital Statistics plastifié ou format portefeuille. Le bureau ne peut apostiller ni l’un ni l’autre. Commandez un nouvel original pleine grandeur chez n’importe quel agent de registre de l’Alberta; les certificats de naissance en polymère délivrés depuis le 1er février 2008 sont acceptés tels quels.
- Un document privé qui n’a jamais été notarié. Une procuration, un certificat de vie, une résolution d’entreprise ou un document d’exportation doit d’abord être notarié par un notaire public de l’Alberta qui signe, scelle et date la copie. L’apostille certifie la signature du notaire : sans elle, il n’y a rien à certifier.
- Un relevé scolaire sans signature manuscrite et sceau en relief. Les relevés et diplômes doivent être certifiés par un responsable de l’établissement comme document officiel ou copie conforme, avec une signature originale et le sceau en relief de l’établissement. Les impressions et les PDF ne sont pas acceptés.
- Une vérification de casier judiciaire de la GRC. Les certificats de la GRC sont des documents fédéraux et vont à Affaires mondiales Canada à Ottawa, pas à Edmonton. Une vérification délivrée par un service de police municipal peut être notariée et apostillée en Alberta.
Les certificats de divorce, un cas à part
Un certificat de divorce n’est accepté que si le greffier du tribunal l’a signé à l’origine et scellé d’un sceau de cour en relief. Une photocopie, même notariée, ne suffit pas pour ce document. Si le vôtre n’a pas le sceau, demandez au tribunal qui a prononcé le divorce un certificat scellé avant d’envoyer quoi que ce soit à Edmonton.
À quoi ressemble un dossier complet, en jours
Depuis une adresse en Alberta : Xpresspost vers Edmonton, 1 à 2 jours ouvrables. Traitement, 7 à 10 jours ouvrables à partir de la réception. Xpresspost au retour, 1 à 2 jours ouvrables. Environ trois semaines porte à porte, sans moyen de comprimer, parce que le bureau n’offre aucun service urgent.
Depuis l’étranger, ajoutez le temps de messagerie à chaque bout, ou évitez-le complètement en faisant retourner les documents terminés à quelqu’un au Canada qui les réexpédie, ou à un service qui les envoie ensuite par DHL Express.
Si vous préférez ne rien remplir
Nous préparons des dossiers albertains chaque semaine : le formulaire, le paiement eServices, le bordereau de retour électronique et la vérification des documents eux-mêmes contre les motifs de refus, avant que rien ne soit posté. Nos honoraires sont de 139 $ par envoi, quel que soit le nombre de documents, plus les 25 $ de l’Alberta par document et l’expédition. Si votre destination exige que les documents apostillés soient traduits, la traduction est coordonnée dans le même dossier. Envoyez des numérisations et le pays de destination à la vérification gratuite, ou écrivez-nous sur WhatsApp de n’importe où, et vous saurez en moins d’une heure si vos documents passeront.
Pour le portrait complet de l’autorité albertaine, voyez la page Apostille en Alberta, et pour les délais actuels des six autorités canadiennes, les délais de traitement.