Toutes les autres autorités d’apostille au Canada travaillent par la poste. Le Québec a fermé son comptoir public, le guichet de l’Alberta ne prend plus de dépôts, la Colombie-Britannique et Affaires mondiales Canada n’en ont jamais eu. L’Ontario est l’exception. À Official Documents Services (ODS), 777 Bay Street, niveau inférieur, Toronto, vous remettez un dossier complet et, une trentaine de minutes plus tard, vous repartez avec l’apostille agrafée à votre document.
C’est ce qui fait du 777 Bay Street le comptoir d’apostille le plus rapide au pays, et aussi celui où les gens arrivent le moins préparés. Voici ce qui s’y passe, dans l’ordre où ça se passe.
S’y rendre, et quand
ODS se trouve au niveau inférieur du 777 Bay Street, l’édifice du gouvernement de l’Ontario à l’angle de Bay et College, à quelques pas de la station de métro College. Le bureau est ouvert du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h, fermé les jours fériés.
Le rendez-vous n’est pas obligatoire. Vous pouvez en réserver un sur la page de réservation en ligne du ministère, ce qui vous donne une plage horaire plutôt qu’une place dans la file. Un matin normal, l’attente standard publiée est d’environ 30 minutes si votre dossier est complet; arrivez après 15 h avec plusieurs documents et prévoyez plus long.
Votre document est-il admissible sans notaire?
C’est la question qui renvoie les gens dehors. ODS authentifie la signature d’un fonctionnaire de l’Ontario ou d’un notaire public de l’Ontario, donc le document que vous tenez doit porter l’une de ces signatures. Certains documents ontariens sont admissibles tels que délivrés :
- Les certificats d’état civil de l’Ontario : naissance, mariage, décès et changement de nom de ServiceOntario, en version longue, non plastifiés.
- Les documents du registre des entreprises de l’Ontario délivrés depuis 1991.
- Les documents de la Cour supérieure de justice et de la Cour de justice de l’Ontario délivrés depuis le 10 juillet 2023.
- Les grades, diplômes et relevés des établissements postsecondaires publics de l’Ontario délivrés depuis le 1er janvier 2019, portant la signature et le sceau du registraire.
Tout le reste, y compris les documents judiciaires antérieurs au 10 juillet 2023, les documents d’universités privées, les lettres d’emploi, les procurations, les lettres de consentement et les copies de passeport, doit d’abord être notarié par un notaire public de l’Ontario. La signature et le sceau du notaire doivent tous deux tenir entièrement sur la même page que la certification; si le sceau déborde sur une deuxième page, le comptoir vous demandera de le faire refaire.
Deux autres exclusions piègent les gens : un document signé seulement par un commissaire aux affidavits n’est pas accepté (il faut un notaire), et les documents délivrés à l’étranger ne sont pas acceptés du tout, à moins qu’un notaire de l’Ontario ait été témoin de la signature. Un document dans une autre langue que l’anglais ou le français doit être notarié et accompagné d’une traduction.
Le formulaire et le paiement
ODS utilise un seul formulaire de demande, l’Authentication Service Request, formulaire ontarien 002-35-5118, offert en anglais et en français. Vous pouvez le remplir sur papier au comptoir, l’imprimer à la maison, ou soumettre la demande en ligne par le portail d’authentification de documents du ministère, qui vous donne un numéro de demande de service à apporter au guichet avec les documents et le paiement.
Les frais, exempts de taxes, sont :
- 16 $ par document notarié;
- 32 $ par document du gouvernement de l’Ontario, document judiciaire ou document d’un établissement postsecondaire public;
- 32 $ pour le dépôt auprès d’un consulat ou d’une ambassade étrangère par l’entremise d’ODS.
Les frais s’appliquent à chaque document. En personne, vous pouvez payer comptant, par Visa, Mastercard, débit, chèque certifié ou mandat à l’ordre du ministre des Finances. Par la poste, les chèques et mandats doivent être certifiés; les chèques personnels sont refusés.
Au guichet
Apportez les originaux, le formulaire ou le numéro de demande de service, votre paiement et une pièce d’identité avec photo. Les documents de plus d’un quart de pouce (7 mm) d’épaisseur doivent avoir deux trous perforés dans le coin supérieur gauche pour que le certificat puisse y être relié; le comptoir peut vous indiquer où. Les copies électroniques, les impressions de PDF et les photocopies ne sont pas authentifiées, aussi belles soient-elles.
Le commis compare la signature au spécimen au dossier, imprime l’apostille, l’attache à votre document et vous le remet. L’apostille est en anglais et en français et nomme le fonctionnaire ontarien dont elle certifie la signature. Ne la retirez jamais. Une apostille séparée de son document est nulle, et le pays destinataire renverra les deux.
Par la poste, si vous n’êtes pas à Toronto
Le même bureau accepte les dossiers par la poste à Official Documents Services, 777 Bay Street, Lower Level, Toronto ON M7A 2J8, et les traite dans les 15 jours ouvrables suivant la réception. Joignez le formulaire, les documents, le paiement et, si vous voulez un numéro de suivi au retour, une enveloppe de retour prépayée ou un bordereau de retour généré par ordinateur. Sans cela, les documents reviennent par la poste ordinaire.
Quinze jours ouvrables plus la poste dans les deux sens, c’est quatre à cinq semaines. Pour un dossier de citoyenneté, une date d’entrée en poste ou un rendez-vous de visa, cet écart est souvent tout le problème.
Quand vous ne pouvez pas y être : la voie de l’agent
L’Ontario n’exige pas que le propriétaire du document se présente. N’importe qui peut déposer au comptoir avec votre formulaire rempli et votre paiement, sans lettre d’autorisation. C’est ainsi que la plupart de nos dossiers ontariens sont traités : notre agent partenaire dans la région du Grand Toronto reçoit vos documents, les vérifie contre la liste des refus ci-dessus, dépose en personne au 777 Bay Street et retourne les originaux apostillés dans les 48 heures ouvrables, avec une numérisation dans votre boîte courriel le jour où ils sortent.
Nos honoraires pour ce service sont de 239 $ pour le premier document et 109 $ pour chaque document additionnel, plus les frais de l’Ontario au coût réel et l’expédition. Si votre document doit encore passer chez un notaire de l’Ontario d’abord, nos notaires partenaires à Toronto s’en chargent le jour même, et vous recevez la soumission avant que quoi que ce soit commence. Détails et délai actuel sur la page Apostille à Toronto.
Vers un pays qui la veut traduite
L’Ontario délivre l’apostille en anglais et en français. L’Italie, l’Espagne, le Portugal, le Brésil, la Corée et la majeure partie de l’Amérique latine voudront ensuite le document et le certificat traduits, habituellement après l’apostille et souvent par un traducteur assermenté dans la destination. L’ordre compte, et se tromper veut dire payer deux fois; nous l’expliquons sur apostille et traduction certifiée en une seule commande.
Vous ne savez pas si votre document est admissible au comptoir, ou même s’il relève de l’Ontario? Envoyez une numérisation et le pays de destination à la vérification gratuite, ou écrivez-nous sur WhatsApp, et vous le saurez en moins d’une heure.