La lettre arrive généralement tard, dans un dossier qui se passait bien. Une demande de résidence a été acceptée pour traitement, et le bureau étranger veut maintenant une chose de plus : la preuve que « Daniel Ruiz » sur l'acte de naissance québécois d'un enfant et « Daniel Ruiz Moreno » sur le passeport du père sont la même personne. Le délai est de dix jours ouvrables.
C'est l'une des demandes de dernière minute les plus fréquentes que nous voyons, et elle a une solution propre au Canada. Ce n'est simplement pas celle que la plupart des gens essaient en premier.
Pourquoi les noms ne concordent pas
Personne n'a changé de nom. Les documents ont simplement été délivrés dans des systèmes différents, à des moments différents :
- Les doubles noms de famille. Les usages espagnols, portugais et latino-américains comportent deux noms de famille. Les formulaires canadiens n'en gardaient souvent que le premier : l'acte canadien dit « Ruiz », le passeport espagnol ou italien dit « Ruiz Moreno ».
- Les noms d'époux. L'acte de naissance porte un nom, le certificat de mariage ou le passeport en porte un autre.
- Les traits d'union, les accents et l'ordre. « Ruiz-Moreno », « Ruiz Moreno » et « Moreno, Daniel Ruiz » peuvent tous désigner la même personne.
- La translittération. Les noms écrits en caractères arabes, cyrilliques ou chinois sont rendus différemment d'un pays à l'autre.
- Les deuxièmes prénoms. Un document les inclut, un autre les omet.
Pour l'agent à l'étranger, ce sont deux personnes différentes tant qu'un document ne dit pas le contraire.
Ce que le bureau étranger demande vraiment
La demande porte des noms différents : certificat de concordance, déclaration « une seule et même personne », affidavit d'identité. Le fond est toujours le même. On veut un document officiel, du pays où l'écart est apparu, qui affirme que les deux noms désignent une seule personne, et qui soit authentifié pour l'usage international.
Vos trois options au Canada
1. Corriger l'acte de l'état civil. Vous pouvez demander au Directeur de l'état civil, ou au bureau de l'état civil d'une autre province, de corriger ou de compléter le nom sur un acte. C'est la solution la plus propre à long terme, mais c'est une demande formelle qui se compte en mois, pas en jours. Le registre du Québec ne délivre pas de certificats de concordance.
2. Une déclaration sous serment devant notaire, puis l'apostille. C'est la voie réaliste quand il y a une échéance. Vous déclarez, devant un notaire, que les deux noms vous désignent, et le notaire appuie l'acte sur des documents qui montrent les deux formes. La déclaration est ensuite authentifiée pour l'étranger.
3. Un document de changement de nom existant. Si votre nom a été formellement changé à un moment donné, le certificat provincial de changement de nom, apostillé, peut répondre à lui seul à la question. Demandez au bureau étranger s'il l'accepte.
Ce que contient une déclaration solide
Le notaire rédige l'acte, mais c'est vous qui fournissez la preuve. La déclaration n'est convaincante qu'en fonction des documents qui l'appuient. Apportez :
- toutes vos pièces d'identité actuelles au nom complet : passeport canadien, passeport étranger, certificat de résidence ou d'enregistrement étranger
- au moins un document officiel au nom court ou ancien, idéalement avec un identifiant qui apparaît aussi sur un document au nom complet, comme la même date de naissance, le même numéro d'étudiant ou de dossier
- le document qui a déclenché la demande, par exemple l'acte de naissance de l'enfant
- la lettre du bureau étranger, pour que le notaire voie exactement ce qui est demandé
L'acte devrait indiquer les deux formes du nom, votre date et votre lieu de naissance, les pièces d'identité présentées, quel document porte quelle forme, une affirmation claire que les deux noms désignent la même personne, ainsi que le pays et l'usage prévus. Demandez au notaire de reproduire les noms exactement comme ils figurent sur chaque document, accents et traits d'union compris.
Comment elle est apostillée
C'est la province du notaire qui décide de la voie, pas votre adresse.
- Notaire du Québec. La déclaration reçoit d'abord un certificat de la Chambre des notaires, environ 3 jours ouvrables en service urgent, puis l'apostille du ministère de la Justice, un à deux jours ouvrables en urgence lorsqu'elle est déposée en personne. Environ une semaine à partir de la signature, plus la messagerie.
- Notaire de l'Ontario. La déclaration va directement à Official Documents Services à Toronto, sans étape intermédiaire. Déposée en personne, elle peut être traitée en quelques jours.
Vous n'avez pas à être au Canada. Les notaires du Québec peuvent recevoir l'acte par visioconférence sous forme d'acte technologique, et les notaires de l'Ontario peuvent instrumenter par vidéo lorsque les règles ontariennes le permettent. L'original papier va ensuite à l'autorité d'apostille, et nous vous envoyons une numérisation haute résolution le jour de sa délivrance pendant que l'original voyage par messagerie.
Traduction
Si la destination ne travaille ni en français ni en anglais, faites traduire la déclaration et son apostille après la délivrance de l'apostille, par un traducteur reconnu par le pays qui reçoit. Pour l'Espagne, il s'agit d'un traducteur assermenté (traductor jurado). Voir traduction avant ou après l'apostille.
Ce que ça coûte
Pour une déclaration au Québec : notre service d'acte notarié du Québec (229 $, rendez-vous chez le notaire inclus), le certificat de la Chambre des notaires (206,96 $ en urgence ou 77,03 $ en régulier), les frais du Ministère (66,50 $), le tarif du notaire facturé par le notaire, et la messagerie au coût réel. Pour une déclaration en Ontario : 149 $ plus 49 $ de coordination de notaire, les frais ontariens de 16 $ et le tarif du notaire. Les détails sont sur la page des tarifs.
Si vous avez une échéance
Envoyez-nous la lettre du bureau étranger et une photo des documents portant les deux noms dès la vérification gratuite. Nous confirmons si une déclaration répondra à la demande, réservons un notaire partenaire en personne ou par vidéo, et vous donnons un prix fixe et un échéancier par écrit le jour ouvrable même.