L'avocat à l'étranger envoie une liste. Certificat d'attestation, statuts, résolution du conseil, procuration pour le représentant local, certificat de fonctions, « le tout dûment apostillé ». On croit à un après-midi de paperasse. En réalité, ce sont quatre ou cinq documents qui relèvent de deux ou trois autorités différentes, dont la moitié ne peuvent pas être apostillés avant d'être passés chez un notaire.
Un mauvais ordre fait perdre des semaines. Un seul nom d'entreprise mal écrit, et le registre étranger renvoie tout le dossier. Ce guide résume ce que nous voyons dans chaque dossier d'entreprise qui quitte le Canada : quels documents vont directement à l'apostille, lesquels passent d'abord chez le notaire, quelle autorité traite chacun, et la séquence qui permet d'ouvrir votre entité à temps.
En bref : les documents des registres publics (certificat d'attestation, certificat de constitution, extraits certifiés) vont habituellement directement à l'autorité d'apostille. Tout ce que votre société signe elle-même (résolutions, certificats de fonctions, procurations) est d'abord notarié. Chaque document va à l'autorité du lieu où il a été délivré ou notarié, pas à celle du siège social.
Quand une entreprise canadienne doit fournir des apostilles
Quatre situations expliquent presque tous les dossiers d'entreprise que nous traitons :
- Ouvrir une filiale ou une succursale à l'étranger. Le registre étranger veut la preuve que la société mère existe, qu'elle est en règle, et qu'elle a autorisé la nouvelle entité et la personne qui signera pour elle.
- Ouvrir un compte bancaire dans un autre pays. Les règles de connaissance du client obligent les banques étrangères à demander les mêmes preuves, plus l'identité de ceux qui contrôlent la société et de ceux qui peuvent signer.
- Nommer un distributeur ou enregistrer des produits auprès d'un organisme de réglementation étranger. Une lettre d'autorisation, un contrat de distribution et souvent un certificat d'exportation gouvernemental. Si vos produits relèvent de Santé Canada, notre guide sur l'apostille des certificats de Santé Canada couvre cette partie.
- Répondre à un appel d'offres étranger ou signer un contrat qui l'exige. Le donneur d'ouvrage veut une preuve authentifiée de l'existence de la société et des pouvoirs du signataire.
D'une situation à l'autre, les documents se recoupent beaucoup. C'est une bonne nouvelle : une fois qu'on sait comment voyage chaque catégorie, tous les dossiers suivants suivent le même modèle.
Deux familles de documents, deux chemins
Chaque document d'entreprise appartient à l'une de deux familles, et c'est la famille qui détermine si le notaire passe en premier.
Les documents des registres publics portent la signature d'un registraire ou d'un fonctionnaire que l'autorité d'apostille a déjà en dossier. Certificats d'attestation (ou de conformité, ou good standing), certificats de constitution, de fusion ou de prorogation, copies certifiées des statuts déposés : tous font partie de cette famille. Ils vont habituellement directement à l'autorité d'apostille, sans notaire.
Les documents signés par l'entreprise portent la signature d'un de vos dirigeants ou administrateurs. Résolutions du conseil ou des actionnaires, certificats de fonctions, certificats du secrétaire, procurations d'entreprise, déclarations et registres préparés par votre avocat : tous font partie de cette famille. L'autorité d'apostille n'a aucun moyen de reconnaître la signature de votre directrice financière, alors un notaire canadien la certifie d'abord, puis l'apostille certifie celle du notaire.
| Document | Notaire d'abord? | Émetteur habituel |
|---|---|---|
| Certificat d'attestation ou de conformité | Habituellement non | Registre des entreprises |
| Certificat et statuts de constitution | Habituellement non | Registre des entreprises |
| Extrait certifié du registre | Habituellement non | Registre des entreprises |
| Résolution du conseil ou des actionnaires | Oui | Votre société |
| Certificat de fonctions ou du secrétaire | Oui | Votre société |
| Procuration d'entreprise | Oui | Votre société |
| Registre des administrateurs ou des actionnaires | Oui | Votre société ou votre avocat |
Une précision pratique sur les documents de registre : commandez la version certifiée, celle qui porte la signature du registraire. L'impression d'une recherche en ligne ou une capture d'écran du registre n'est pas un document public et ne sera pas apostillée comme tel. L'Ontario ajoute une deuxième condition : son autorité ne travaille qu'avec des documents papier et n'authentifie pas les documents électroniques.
Quelle autorité pour quel document
Le malentendu le plus fréquent dans les dossiers d'entreprise : l'autorité est déterminée par le lieu où le document a été délivré ou notarié, jamais par l'adresse du siège social.
- Sociétés fédérales (constituées sous la Loi canadienne sur les sociétés par actions) : le certificat de Corporations Canada est un document fédéral, apostillé par Affaires mondiales Canada. Affaires mondiales n'offre pas de traitement accéléré hors des véritables urgences; prévoyez plusieurs semaines.
- Québec : les documents du Registraire des entreprises et tout acte signé devant un notaire du Québec vont au ministère de la Justice du Québec, à 66,50 $ par document. La signature d'un notaire du Québec est vérifiée auprès de la Chambre des notaires avant l'apostille; prévoyez cette étape.
- Ontario : Official Documents Services (ODS), au 777, rue Bay à Toronto. Les documents du registre des entreprises de l'Ontario délivrés depuis 1991 peuvent être authentifiés sans notarisation, à 32 $ par document du gouvernement de l'Ontario et 16 $ par document notarié. Les demandes par la poste prennent jusqu'à 15 jours ouvrables; le comptoir est plus rapide. Notre guide sur ODS au 777, rue Bay donne tous les détails.
- Colombie-Britannique, Alberta et Saskatchewan : l'autorité de chaque province, qui travaille souvent à partir d'une copie certifiée conforme notariée.
- Toutes les autres provinces et territoires : Affaires mondiales Canada.
Ainsi, une société fédérale dont le siège est à Montréal et qui signe sa résolution devant un notaire montréalais envoie son dossier à deux autorités à la fois : Affaires mondiales pour le certificat de Corporations Canada et le ministère de la Justice pour la résolution notariée. Menez les deux en parallèle, pas l'un après l'autre. Notre article Qui peut apostiller un document au Canada? présente les six autorités.
Les documents que la Convention Apostille ne couvre pas
La Convention exclut expressément les documents qui se rapportent directement à une opération commerciale ou douanière. En pratique : factures commerciales, certificats d'origine et autres documents d'expédition. Même vers un pays membre de la Convention, ces documents passent habituellement par une chambre de commerce et, pour certains pays, par une légalisation consulaire.
Si votre partenaire étranger demande un « certificat d'origine apostillé », la demande elle-même mérite une vérification. Nous le signalons à la prévérification et construisons la bonne chaîne pour ce document, en parallèle des apostilles pour le reste.
Quand le pays de destination n'est pas membre de la Convention
Plusieurs marchés importants pour les exportateurs canadiens, dont les Émirats arabes unis et le Vietnam, ne sont pas parties à la Convention Apostille. Pour ces pays, il n'y a pas d'apostille. Le document est authentifié par l'autorité canadienne, puis légalisé par l'ambassade ou le consulat du pays de destination au Canada, qui fixe ses propres frais, formats et règles de rendez-vous.
La règle du notaire d'abord s'applique toujours, et le délai est plus long puisque l'étape de l'ambassade suit l'étape canadienne. Notre page Émirats arabes unis montre à quoi ressemble une chaîne de légalisation complète.
Les pièges qui font revenir les dossiers d'entreprise
Une société, deux noms. Les sociétés du Québec ont souvent un nom français et une version anglaise, et une société fédérale peut avoir les deux formes dans ses statuts. Si la résolution indique « Acme Technologies Inc. » et le certificat d'attestation « Technologies Acme inc. », un registre étranger peut y voir deux sociétés différentes. Utilisez le nom exact tel qu'immatriculé, sous la même forme, sur chaque document signé.
Un certificat d'attestation périmé. Beaucoup de registres et de banques à l'étranger exigent un certificat délivré depuis moins de trois à six mois, et certains comptent à partir de la date de l'apostille. Commandez-le en dernier, après la signature et la notarisation des résolutions et procurations.
Une résolution que l'avocat étranger n'a pas approuvée. Le libellé d'une résolution ou d'une procuration compte pour le registre qui la reçoit : les pouvoirs accordés, le nom du représentant, parfois un format bilingue. Faites approuver le projet par l'avocat étranger avant la signature des administrateurs. Signer de nouveau après l'apostille, c'est payer le notaire et l'apostille deux fois.
Un signataire à l'étranger. Un notaire certifie une signature apposée devant lui. Si un administrateur est en voyage, planifiez la signature selon son horaire, ou vérifiez si l'avocat étranger accepte un autre dirigeant comme signataire.
Traduire trop tôt. L'apostille certifie le document canadien tel qu'il est. La traduction vient habituellement après, à destination, par un traducteur que le bureau destinataire reconnaît. Notre guide Traduction avant ou après l'apostille? explique pourquoi.
L'ordre qui fonctionne
- Obtenir par écrit de l'avocat, de la banque ou du registre étranger la liste exacte, le format et la règle de fraîcheur des documents
- Faire approuver par l'avocat étranger le projet de chaque résolution, certificat et procuration
- Faire signer les administrateurs et dirigeants devant un notaire canadien, avec le nom exact de la société
- Commander les documents certifiés du registre en dernier, pour un certificat d'attestation le plus récent possible
- Envoyer chaque document à sa propre autorité d'apostille, en parallèle
- Pour un pays non membre de la Convention, présenter les documents authentifiés à l'ambassade pour légalisation
- Traduire à destination si le bureau destinataire l'exige
- Expédier les originaux par messagerie à l'avocat ou à la banque à l'étranger, avec suivi de bout en bout
Ce que ça coûte
Les frais gouvernementaux sont fixés par chaque autorité et refacturés au coût : 66,50 $ par document au Québec, 32 $ par document du gouvernement de l'Ontario et 16 $ par document notarié en Ontario; les frais varient pour les autres autorités et pour les ambassades dans les dossiers de légalisation. Les honoraires du notaire sont en sus.
Nos honoraires pour un dossier ponctuel sont de 139 $ par demande, plus 70 $ par autorité supplémentaire. Les entreprises qui envoient des documents chaque mois peuvent ouvrir un service export : 99 $ par document, un minimum mensuel de 300 $, les frais gouvernementaux au coût et un seul relevé par mois pour la comptabilité. Le retour international se fait par DHL Express à tarif fixe, par exemple 140 $ vers l'Europe ou le Royaume-Uni et 170 $ vers l'Amérique latine.
Notre guide des coûts chiffre des dossiers complets si vous voulez voir le calcul.
Notre rôle
Nous sommes une entreprise de services documentaires, pas un cabinet d'avocats. Nous ne conseillons pas sur la structure de votre entité étrangère ni sur les documents que le registre étranger exige légalement; c'est le rôle de votre avocat dans le pays de destination. Ce que nous faisons, c'est mener la chaîne d'authentification : confirmer l'autorité de chaque document, coordonner la signature avec un notaire partenaire, déposer auprès de chaque autorité en parallèle, suivre chaque étape et livrer les originaux apostillés à votre avocat ou à votre banque, partout dans le monde.
Commencez par la prévérification gratuite : envoyez-nous la liste de l'avocat étranger, nous confirmons par écrit le cheminement, les étapes notariales et les risques de refus avant tout paiement. Notre page documents commerciaux et corporatifs résume les chemins en un coup d'œil, et la page apostille clé en main décrit tout ce que nous prenons en charge.
Vérifié en novembre 2026. Les frais gouvernementaux, les délais de traitement et les exigences des registres et banques étrangers changent sans préavis. Confirmez la liste des documents, leur format et la règle de fraîcheur auprès du bureau destinataire ou de votre avocat dans le pays de destination.
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